آماده‌سازی مذاکره با تامین‌کننده: BATNA، ZOPA و چیزی که پیش از جلسه باید بدانید
بسیاری از مذاکرات خرید با یک هدف ذهنی مبهم، «قیمت بهتر»، وارد اتاق جلسه می‌شوند و بعد روی همان چیزی چانه می‌زنند که طرف مقابل می‌خواهد بحث کند. آماده‌سازی جدی تفاوت میان این دو حالت را می‌سازد. سه مفهوم ساده به ساختار آماده‌سازی کمک می‌کند: BATNA، ZOPA و متغیرهای قابل‌مبادله.
BATNA (بهترین گزینه‌ی جایگزین برای توافق مذاکره‌ای) این است که اگر توافق حاصل نشد، بهترین کاری که می‌توانید انجام دهید چیست؟ تامین‌کننده‌ی دوم، ساخت داخلی، تغییر مشخصات، یا تاخیر در خرید. قدرت چانه‌زنی شما مستقیماً به کیفیت BATNA بستگی دارد: اگر تامین‌کننده‌ی جایگزین معتبری دارید، می‌توانید سخت‌گیرتر باشید؛ اگر ندارید، باید به‌جای فشار قیمتی روی ارزش مشترک تمرکز کنید.
گام مهم و اغلب فراموش‌شده، تخمین BATNA طرف مقابل است. تامین‌کننده‌ی شما چه جایگزینی برای خریدار شما دارد؟ آیا ظرفیتش پر است یا به حجم شما نیاز دارد؟ سهم شما از فروش او چقدر است؟ پاسخ این پرسش‌ها نشان می‌دهد چه مقدار فضای چانه‌زنی واقعاً وجود دارد، و جلوی درخواست‌های غیرواقعی را می‌گیرد.
ZOPA (محدوده‌ی توافق ممکن) بازه‌ای است که در آن هر دو طرف از توافق بهتر از BATNA خود می‌شوند. اگر حداکثر قیمتی که حاضرید بپردازید از حداقل قیمتی که تامین‌کننده می‌پذیرد کمتر باشد، ZOPA وجود ندارد و مذاکره بی‌نتیجه است مگر متغیرهای دیگر تغییر کنند. تعیین حد قبولی خودتان پیش از جلسه از تصمیم‌گیری احساسی در لحظه جلوگیری می‌کند.
قیمت تنها متغیر نیست. شرایط پرداخت، حجم و تعهد خرید، زمان تحویل، موجودی امانی، گارانتی، تقسیم ریسک ارز و قراردادهای بلندمدت همه قابل مذاکره‌اند و ارزش آن‌ها برای دو طرف متفاوت است. چیزی که برای شما ارزان است ولی برای تامین‌کننده ارزشمند (مثلاً پیش‌بینی حجم دقیق‌تر یا پرداخت سریع‌تر) می‌تواند در ازای امتیاز قیمتی مبادله شود. جست‌وجوی این مبادله‌ها اغلب بیشتر از چانه‌زنی صرف قیمت ارزش ایجاد می‌کند.
اشتباه رایج، رفتن به جلسه بدون داده است. هزینه‌ی کل (TCO)، عملکرد گذشته‌ی تامین‌کننده بر اساس کارت امتیازی، قیمت‌های بازار و سهم شما از حجم او ابزارهای اصلی‌اند. اشتباه دیگر، نمایش تمام خواسته‌ها یک‌جا. بهتر است اولویت‌ها را رتبه‌بندی کنید: چه مواردی ضروری‌اند، چه مواردی مطلوب‌اند، و چه چیزی را می‌توان واگذار کرد.
رابطه را فراموش نکنید. در خریدهای راهبردی و گلوگاهی که تامین‌کننده شریک بلندمدت است، برد یک‌طرفه در یک مذاکره ممکن است در رفتار بعدی تامین‌کننده (در کیفیت، اولویت و انعطاف در زمان بحران) هزینه ایجاد کند. هدف، توافقی است که برای هر دو طرف پایدار بماند، نه حداکثر کردن یک عدد در یک جلسه.
نقطه‌ی شروع عملی: پیش از مذاکره‌ی بعدی، یک صفحه بنویسید که شامل BATNA شما، تخمین BATNA طرف مقابل، حد قبولی، سه تا پنج متغیر قابل‌مبادله با اولویت‌شان، و داده‌های پشتیبان باشد. تنها نوشتن همین یک صفحه معمولاً کیفیت مذاکره را به‌طور محسوسی بالا می‌برد.