هزینه‌ی انتخاب اشتباه تامین‌کننده معمولاً ماه‌ها بعد ظاهر می‌شود: مرجوعی، تاخیر، توقف خط یا تغییر ناگهانی قیمت. اما ریشه‌ی بسیاری از این مشکلات در همان مرحله‌ی ارزیابی و پذیرش است، که اغلب سریع، عجولانه و بر پایه‌ی قیمت انجام می‌شود. فرایند ساختارمند پذیرش، سرمایه‌گذاری کوچکی است که ریسک بزرگی را کم می‌کند.
ارزیابی را مرحله‌ای کنید. مرحله‌ی اول، غربالگری اولیه است: آیا تامین‌کننده از نظر قانونی معتبر است، ظرفیت و تجربه‌ی لازم را دارد، و سابقه‌ی معتبر در این صنعت یا با مشتریان مشابه دارد؟ این مرحله با هزینه‌ی کم چند گزینه را حذف می‌کند. فقط گزینه‌های باقی‌مانده وارد ارزیابی عمیق‌تر می‌شوند.
مرحله‌ی دوم، ارزیابی فنی و کیفی است: نمونه‌گیری، آزمون مطابقت با مشخصات، و برای اقلام مهم، بازدید از محل و بررسی سیستم کیفیت. مرحله‌ی سوم، ارزیابی تجاری و مالی است: پایداری مالی، قیمت و شرایط پرداخت، ظرفیت پاسخ به افزایش حجم، و ریسک‌های وابستگی (مانند اتکا به یک مشتری بزرگ یا یک ماده‌ی اولیه). تامین‌کننده‌ای که از نظر مالی شکننده است، خطر توقف تامین را برای شما دارد.
یک مرحله‌ی اغلب فراموش‌شده، سفارش آزمایشی است. به جای اینکه بلافاصله حجم کامل سفارش دهید، یک یا چند سفارش کوچک اولیه بدهید و عملکرد واقعی را بسنجید: زمان تحویل واقعی در برابر قولی، کیفیت، دقت مستندات، و پاسخ‌گویی به مشکلات. نتیجه‌ی این دوره‌ی آزمایشی، که مثلاً سه تا شش ماه است، تصمیم را برای افزایش سهم تامین‌کننده تعیین می‌کند.
قرارداد و مشخصات باید قبل از اولین سفارش روشن باشند. مشخصات فنی و معیارهای پذیرش، تعریف تحویل کامل و به‌موقع، پیامد عدم‌انطباق، شرایط پرداخت، و فرایند حل اختلاف را مکتوب کنید. مشخصات مبهم از طرف خریدار، یکی از رایج‌ترین منابع اختلاف است و اغلب مقصر آن تامین‌کننده نیست.
اشتباه رایج، رسیدن به تصمیم بر پایه‌ی قیمت پایین در مرحله‌ی اول است. قیمت پایین ممکن است نشانه‌ی کیفیت پایین یا هزینه‌های پنهان باشد؛ ارزیابی هزینه‌ی کل مالکیت (TCO) تصویر دقیق‌تری می‌دهد. اشتباه دیگر، حذف ارزیابی برای تامین‌کنندگان اضطراری که با فشار زمان انتخاب می‌شوند. برای شرایط اضطراری یک مسیر سریع‌تر با کنترل‌های حداقلی و پیگیری شدیدتر تعریف کنید، نه حذف کامل ارزیابی.
بعد از پذیرش، تامین‌کننده را وارد فرایند ارزیابی دوره‌ای کنید: کارت امتیازی، بازبینی فصلی و برنامه‌ی ارتباطی. پذیرش یک نقطه نیست، بلکه آغاز رابطه‌ای است که باید پایش شود. فهرست تامین‌کنندگان تایید‌شده را به‌روز نگه دارید و تامین‌کنندگان بدون سفارش طولانی را بازبینی یا کنار بگذارید.
نقطه‌ی شروع عملی: یک چک‌لیست یک‌صفحه‌ای با چهار بخش بسازید — قانونی و مالی، فنی و کیفی، تجاری، و ریسک — و برای تامین‌کننده‌ی بعدی استفاده کنید. حتی همین چک‌لیست ساده معمولاً چند مشکل پنهان را پیش از اولین سفارش آشکار می‌کند.