هزینه‌ی کل مالکیت (TCO) در خرید: چرا ارزان‌ترین قیمت اغلب گران‌ترین انتخاب است
هزینه‌ی کل مالکیت (Total Cost of Ownership یا TCO) مجموع همه‌ی هزینه‌هایی است که از لحظه‌ی انتخاب یک تامین‌کننده تا پایان استفاده از قلم، به سازمان تحمیل می‌شود، نه فقط قیمت خرید. در بسیاری از خریدها، قیمت روی فاکتور سهم کوچکی از کل است و تصمیم‌گیری بر پایه‌ی آن به‌تنهایی می‌تواند هزینه‌ی کل را بالاتر ببرد.
اجزای TCO را می‌توان به سه گروه تقسیم کرد. پیش از خرید: ارزیابی تامین‌کننده، آزمون و تایید فنی، مذاکره. در حین خرید: قیمت، حمل، گمرک و عوارض، هزینه‌ی مالی (مثلاً شرایط پرداخت) و نگهداری موجودی. پس از خرید: عدم‌انطباق و مرجوعی، توقف تولید ناشی از تاخیر، گارانتی و تعمیرات، مصرف انرژی یا مواد در طول عمر، و هزینه‌ی دفع یا جایگزینی.
یک مثال ساده، بدون اعداد واقعی: دو تامین‌کننده یک قطعه را عرضه می‌کنند. اولی ۸ درصد ارزان‌تر است اما زمان تحویل او پرنوسان است و سازمان ناچار موجودی ایمنی بیشتری نگه می‌دارد، نرخ مرجوعی او بالاتر است و حمل او گران‌تر است. اگر این سه هزینه را در قیمت نیاورید، تامین‌کننده‌ی ارزان‌تر روی کاغذ برنده است ولی در عمل هزینه‌ی کل بالاتری دارد.
برای ساختن TCO کاربردی لازم نیست به همه‌ی اجزا بپردازید. روش عملی این است که برای هر دسته‌ی خرید، سه تا پنج جزء که بیشترین تفاوت را بین تامین‌کنندگان ایجاد می‌کنند، شناسایی و فقط آن‌ها را مدل کنید. معمولاً این اجزا شامل هزینه‌ی کیفیت (مرجوعی و دوباره‌کاری)، هزینه‌ی تحویل (موجودی ایمنی و حمل اضطراری)، شرایط پرداخت (هزینه‌ی سرمایه) و حمل و گمرک هستند.
داده‌ها را از جایی که از قبل دارید بگیرید: گزارش‌های مرجوعی، سابقه‌ی تاخیر تحویل، تعداد حمل‌های اضطراری، و شرایط پرداخت قرارداد. تبدیل پول به زمان (هزینه‌ی سرمایه‌ی روزهای پرداخت) و پیامد تاخیر به هزینه (توقف خط، سفارش اضطراری) نیاز به فرض دارد. این فرض‌ها را صریح بنویسید و حساسیت نتیجه را بررسی کنید.
اشتباه رایج اول، سخت‌گیری بیش از حد در دقت است. TCO قرار نیست حسابداری دقیق باشد؛ هدف این است که تفاوت‌های بزرگ آشکار شود. اگر تامین‌کننده‌ی ارزان‌تر در همه‌ی سناریوهای معقول هزینه‌ی کل بیشتری دارد، لازم نیست درصد دقیق اختلاف را بدانید. اشتباه دوم، نادیده‌گرفتن هزینه‌هایی است که در بودجه‌ی دپارتمان دیگری ثبت می‌شوند، مثل هزینه‌ی توقف تولید یا کیفیت که به تدارکات برنمی‌گردد.
این مسئله دقیقاً همان جایی است که معیار عملکرد تدارکات اهمیت پیدا می‌کند. اگر تدارکات فقط بر اساس کاهش قیمت خرید سنجیده شود، انگیزه‌ای برای انتخاب TCO کمتر ندارد. بنابراین پیش از ساختن مدل، با مدیریت مالی و تولید توافق کنید که تصمیم‌ها بر اساس TCO گرفته می‌شود و مزایایی که در بخش‌های دیگر حاصل می‌شود به حساب تدارکات هم گذاشته شود.
نقطه‌ی شروع عملی: یک دسته‌ی خرید مهم را انتخاب کنید که دو یا سه تامین‌کننده‌ی فعال دارد، و در یک جدول ساده هزینه‌ی کل هر تامین‌کننده را با چهار جزء بالا مقایسه کنید. حتی یک مقایسه‌ی ساده، اغلب نشان می‌دهد مذاکره‌ی بعدی باید بر کدام جزء متمرکز شود، که معمولاً خود قیمت نیست.