کانبان در اصل یک سیگنال است: وقتی ظرفیت ذخیره‌شده‌ای از کالا مصرف شد، یک کارت یا ظرف خالی نشان می‌دهد که باید دوباره پر شود. به‌جای پیش‌بینی مصرف و محاسبه‌ی سفارش، خود مصرف تامین مجدد را «می‌کشد». منطق آن همان کنترل موجودی بر پایه‌ی مصرف واقعی است، با ابزاری که برای اپراتور انبار یا خط تولید فوراً قابل‌فهم است.
ریاضی ساده‌ای پشت تعداد کانبان‌ها است. تعداد کارت‌ها (یا ظرف‌ها) برابر است با مصرف در طول زمان تامین مجدد، به‌علاوه‌ی یک حاشیه‌ی ایمنی، تقسیم بر اندازه‌ی هر ظرف. اگر مصرف روزانه ۱۰۰ واحد، زمان تامین مجدد دو روز و اندازه‌ی هر ظرف ۵۰ واحد باشد، به ۴ ظرف برای پوشش مصرف به‌علاوه‌ی ظرف‌های ایمنی نیاز دارید. این عدد، مستقیماً سقف موجودی را هم کنترل می‌کند، چون بیش از تعداد ظرف‌ها نمی‌توان تولید یا خرید کرد.
کانبان در شرایط زیر خوب جواب می‌دهد: مصرف نسبتاً پایدار و تکرارشونده، تنوع کم اقلام، زمان تامین مجدد کوتاه و قابل‌پیش‌بینی، و فاصله‌ی فیزیکی کم میان مصرف‌کننده و تامین‌کننده (داخلی یا بیرونی). برای اقلام استاندارد، پیچ و مهره، بسته‌بندی و مواد مصرفی خط، یکی از ساده‌ترین و کم‌هزینه‌ترین سیستم‌هاست.
اما برای اقلام با تقاضای شدیداً متغیر، فصلی، پروژه‌ای یا زمان تامین بلند و پرنوسان مناسب نیست، چون تعداد کانبان ثابت نمی‌تواند نوسان را پوشش دهد، مگر با بزرگ‌کردن پرهزینه‌ی حاشیه‌ی ایمنی. در این شرایط باید تعداد کانبان را دوره‌ای بازبینی کرد، یا از سیاست‌های دیگر مانند نقطه‌ی سفارش با موجودی ایمنی محاسبه‌شده استفاده کرد.
کانبان به نظم نیاز دارد. وقتی ظرف خالی در جای مشخص گذاشته نمی‌شود، یا کارت گم می‌شود، سیگنال از بین می‌رود و سیستم خاموش می‌شود. جای مشخص برای ظرف‌ها، قاعده‌ی «هیچ تولید یا خریدی بدون کارت»، و بازرسی منظم، شرط ماندگاری هستند. و سیستم باید اطلاع دهد اگر ظرف‌ها همیشه خالی‌اند یا همیشه پر: اولی یعنی تعداد کم است، دومی یعنی تعداد زیاد.
اشتباه رایج، تعیین تعداد کانبان یک‌بار و فراموش کردن بازبینی است. مصرف تغییر می‌کند و تعداد باید با آن تنظیم شود، مثلاً هر فصل. اشتباه دیگر، استفاده از کانبان برای اقلام نامناسب به دلیل علاقه به سادگی. بهتر است کانبان را برای اقلام پایدار کلاس A و B با مصرف بالا و برای اقلام کم‌ارزش و پرمصرف کلاس C به کار ببرید و بقیه را با سیاست‌های دیگر مدیریت کنید.
کانبان الکترونیکی (اسکن کارت یا سنسور) همان منطق را با کاهش خطا و امکان ردیابی ارائه می‌دهد، ولی لازم نیست از ابتدا باشد. با ظرف و کارت فیزیکی شروع کنید و وقتی الگو تثبیت شد، به نسخه‌ی الکترونیکی ارتقا دهید.
نقطه‌ی شروع عملی: یک گروه ۱۰ تا ۲۰ قلمی از اقلام کم‌ارزش و پرمصرف و پایدار را انتخاب کنید که زمان تامین مجدد کوتاهی دارند. برای آن‌ها تعداد کانبان را محاسبه کنید، جای ظرف‌ها را مشخص کنید و برای یک ماه اجرا کنید. تعداد کمبودها و میانگین موجودی را با ماه قبل مقایسه کنید.